Обзор простой и удобной системы управления проектами.
Некогда я использовал для ведения части своих дел жж-сообщество 
blogs2business. Однако не у всех есть аккаунт на Livejournal, сообщество было заточено под достаточно узкие задачи, да и работать с правами доступа там было не очень удобно. Нужна была новая система.
Когда в одиночку ведёшь одновременно кучу дел, мозги начинают плавиться. Когда же параллельно с этим ещё и управляешь командой разношёрстных специалистов, они и вовсе начинают поджариваться. Для того, чтобы работа продвигалась, мозги не поджаривались, проекты были успешными, работа над ними — прозрачной, были созданы всевозможные системы управления проектами. Их цель — упрощение контроля над процессами, повышение слаженности работы команды, повышение дисциплинированности и, как следствие, более эффективная работа компании.
Я решил начать изучение систем управления проектами с TeamBridge, простой системы, которую мой бывший коллега рекомендовал как «интуитивно понятную, доступную даже тем коллективам, где «всё через шефа». Меня же лично, помимо прочего, заинтересовала возможность ведения в системе личных дел. Так как я работаю дома, мне нет смысла заводить разные системы для ведения проектов и планирования повседневных дел — оптимальнее вести работу в одной программе. К примеру, так мы ведём домашнюю бухгалтерию — в одном и том же приложении. Я веду часть по проектам, а супруга отвечает за наши повседневные расходы.
В изучении нового софта мне, к сожалению, всегда сложно сделать первый шаг. Кнопочек огромное количество, инструкция бесконечна, а результат нужен здесь и сейчас. Однако с TeamBridge всё было иначе — я просто зашёл в систему и начал работать. Не нужно было ни к чему привыкать. Всё до гениальности просто. С такими наглядными системами я пока не имел дела. Разработчики действительно порадовали. Возможно, сотрудникам огромных компаний с кучей сложных долгоиграющих проектов эта система будет казаться простоватой, потребуются какие-то надстройки, но для меня это настоящее попадание в «яблочко»!
В ведении проектов для меня всегда главной проблемой была прозрачность процессов. С проблемой командной эффективности я сталкивался в прошлом — будучи рядовым сотрудником, а потом и руководителем. Порой очень сложно понять, на каком именно процессе застопорилась работа. Хорошие люди «своих не сдают», так что нужна прозрачность каждой операции — когда и кем выполнена, в какое время передана следующей цепочке «конвейера». А если что-то пошло не по плану — можно на месте обсудить, «какого #$%?!. )))
Впрочем, мои проекты по организации мероприятий отложились до поры — до времени — заказчик никак не может согласовать бюджет с головной компанией, так что TeamBridge пока превратился для меня не столько в систему управления командной работой, сколько в инструмент самодисциплины. Систему, в отличие от себя, не обманешь.
Что такое TeamBridge?
TeamBridge – простая и понятная русскоязычная система управления задачами и проектами, созданная под задачи малого бизнеса и отдельных подразделений крупных компаний. Программа помогает организовать работу команды, упорядочить и автоматизировать рабочие процессы.
Не нужно скачивать и устанавливать какую-то программу — вся работа ведётся через веб-интерфейс. Для ведения работы в системе руководитель создает портал — виртуальный офис организации. Внутри портала создаются проекты — виртуальные кабинет для постоянных подразделений, так и для временных групп, созданных под конкретные задачи (проекты). Пользователи видит только те порталы и проекты, куда их пригласили, либо которые они создали лично. При этом они сами могут создать порталы для решения собственных задач или ведения личных дел. Для удобства работы с множеством проектов и наглядности есть специальный раздел «Обзор», своего рода срез деятельности всех рабочих проектов. Его можно упорядочить фильтрами и сортировкой.
Кстати, при всей простоте системы здесь заложена система подсказок и обучающих видео. Поймёт даже младенец!
Курс молодого бойца — на видео.
Особенно приятно, что все изменения в проектах, задачах, появление новых событий и т.д. отобразятся в письмах на вашу почту.
Если вы, конечно, не отключите оповещения.
Задача — основной элемент системы, фиксирующий действие, которое требуется выполнить.
Она отвечает на вопросы «кто, когда и как».
Система позволяет видеть текущий статус личных и командных задач.
Лента показывает всю историю изменений, произошедших в рамках проекта или портала в целом.
Она позволяет сделать использование системы удобным и наглядным.
Группа пользователей, работающая в проекте, может сохранять всю сопутствующую своей деятельности информацию внутри проекта в виде файлов и быть уверенной, что необходимая информация надежно хранится и всегда под рукой.
Подробнее по файлам.
События – отражают в системе планируемые встречи и собрания. Обсуждения – это тематические форумы внутри проекта, они позволяют обсуждать общие темы, касающиеся деятельности группы. Все элементы системы могут быть прокомментированы любым пользователем, имеющим на это право. Они позволяют структурировать общение участников команды вокруг задач портала или проекта.
Если вы участвуете в нескольких проектах, все обсуждения можно увидеть, кликнув на кнопку «Обзор».
Календарь наглядно показывает объём дел на ближайшие дни. В системе два вида календарей — календари проектов и сводные календари.
Просматривать календари можно при помощи всевозможных фильтров. События можно двигать, доступна функция оповещений — когда система будет присылать вам письма на мейл в случае каких-либо важных событий. Подробнее в видео.
С помощью отчетов можно увидеть ситуацию по положению дел в компании или по отдельным проектам. Здесь же можно выявить сотрудников, регулярно срывающих сроки — для этого есть специальный отчёт «Аналитика выполнения работ по проекту». Другие инструменты планирования, диаграмма Ганта и иерархическое представление задач, делают процесс планирования более простым и наглядным.
Что здорово — в систему можно приглашать «гостей», к примеру, фрилансеров или представителей партнерских организаций, клиентов и т.д. При этом они не увидят ничего лишнего, ведь доступ к информации регулируют администраторы портала. По-сути, в систему можно даже пустить заказчика — он будет видеть, как продвигается работа и иметь возможность влиять на неё. Но это, конечно, подходит только для руководителей, уверенных в пунктуальности и эффективности своих сотрудников.
Важный момент — у системы есть и приложения для iOS и Android. Да, вести дела со смартфона не получится, но контролировать процесс и обозначить новую задачу — запросто. По-крайней мере, у меня появилось желание работать в этой системе и далее.
Логичный вопрос — какова цена вопроса? От 1000 руб в мес. на команду из 5 человек, 200 руб. за пользователя в месяц. При этом в системе можно создавать бесконечное количество проектов. Для освоения программы и понимания, подходит ли вам эта система, разработчики дают 30 бесплатных дней.
TeamBridge — очень простая и удобная система управления проектами. Она позволяет эффективно планировать, управлять и анализировать, при этом стоит недорого и проста в освоении. В общем, я свой выбор уже сделал — на днях начну приглашать в систему партнёров из других регионов. Это не означает, что я не буду изучать другие системы управления проектами, но на данный момент эта система меня абсолютно устраивает.
Вердикт < ГРУ >: ***** (5 звезд)
Функциональность: +
Интерфейс: +
Наглядность: +
Удобство для пользователей: +
Цена: +TeamBridge — выбор редакции < ГРУ >.
Полезные ссылки:
Отзывы пользователей системы >>>
Гид по системе >>>